知的生産の技術

このページでは、私の勉強術、資料の整理や執筆の方法を、書いてあります。皆さんそれぞれに、技術をお持ちだと思いますが。もちろんこの表題は、梅棹忠夫先生の名著を借りています。
文章の書き方のコツは、「明るい係長講座」に書いてあります。書斎については、新居顛末記をご覧下さい。

(紙)

私は、近年は原稿などはパソコンのワープロで書くのですが、その骨子は手書きです。まずは、紙に書かないと始まらない、考えがまとまらないのです。紙に項目を並べて、それをつないで骨子を考えます。このしかたは、「明るい係長講座」に書いてあります。
ペンの場合は、指先と脳とがつながるのですが、パソコンのキーボードと脳とはつながっていないようです。一番の理由は、手書きの場合は、平面に絵を描くように事項を書き並べ、それをつないでいきます。事項の配置が、私の脳の中の画面とつながるようなのです。その点、パソコンの画面は、字はきれいですが、配置は自由にならず、単線的に並んでしまいます。まあ、紙に鉛筆で書くように、配置を決めて打ち込めばできないことはありませんが。
そこで、次に、紙とペンが問題になります。紙はどんなものでも大丈夫です。どうせすぐに捨てるのですから。コピーした紙の裏で十分です。もっとも、職場では罫紙を使います。旧自治省には、線が赤い罫紙と線が薄い青の罫紙がありました。私は、目に優しい青の罫紙が好きでした。これは、コピーしても罫線が出ないので、重宝していました。資料を切り貼りするときには、罫線が切り抜きを貼り付ける際の基準線になるのです。
総務省になったら、青い罫紙がなかったので、会計課にお願いして作ってもらいました。罫線の幅も広くて、字の大きい私には好都合でした。内閣府には、線が薄い草色の罫紙があるので、それを使っています。やや罫線の幅が狭いようで、これが少し難点です。紙の質も、総務省の方が良かったような気がします。まあ、メモを書く分には問題ありません。
上司に重要な相談をするときは。万年筆で書きます。そうしないと、私の意思が伝わらないような気がして。その際には、愛用のペンの滑りが良い紙が好ましいのです。簡単な報告はワープロで良いのですが、そんなのは私が打たず、部下が作ってくれます。
家では、これに似た市販の罫紙を使っています。紙質が良すぎるのが欠点です。丸めて捨てる時に、あまり紙質の良いのは困りものです。しょっちゅう書いては捨てるのですから。かつては、出版社からあてがわれた原稿用紙を使っていました。B4判で200字は、ちょうど手頃でした。さすがに本職用なので、紙質も良く、といって丸めて捨てるにもちょうど良い程度だったのですが。もう見なくなりました。(2006年10月23日)

(筆記具)
先日、紙について書いたので、今日は筆記具について。先日書いたように、私は、原稿や仕事の資料を書くときに、紙に骨子を書くことから始めます。その際は、ぺんてる社の「プラマン」というサインペンを使っています。ある程度の硬さがあってしかも柔らかく、字の下手な私の手になじむのです。デザインも良いので、人前でもなかなかおしゃれです。このペンがないときは、柔らかめの鉛筆で代用します。10年ほど前までは、柔らかいペン先の万年筆でした。
アイデアが浮かぶときは、指先が頭に追いつかないので、なぐり書きでになります。また時に、独自の略字や符号で書いてしまいます。すると、さらに字が汚くなります。職員に渡す指示書の場合は、読んで説明しないと、理解してもらえません。
上司に改まって報告をするときなどは、万年筆を使っています。これは、ある上司から、記念にいただいたものです。もう10年以上、大切に使っています。これまでいくつも万年筆を使いましたが、これにたどり着きました。もう1本、別に使っているのや、かつてよく使っていたのもありますが。手紙や年賀状なども、これを使っています。もっともこれは、きっちりとした字を書くためのもので、なぐり書きには向いていません。また、重厚なので、持ち運び用でもないのです。
外出の際には、ボールペンを持ち歩いています。100円の使い捨てのです。赤と黒を1本ずつ。もっと高いボールペンも持っているのですが、使いやすいのは、これなのです。ボールペンは、しょっちゅう、私の許可なく、どこかに「散歩」に行ってしまいます。たぶん、行った先に忘れてきているのだと思いますが。軽くてデザインのいいボールペンって、なかなかないですね。秘書官の時から、ノック式でないとだめなのです。たいがい左手がふさがっているので、右手一つで取り出して、書かなければなりません。ところが、ノック式の見栄えの良いボールペンは、ペン先がぐらついたりして使いにくいのです。旅行の時は、赤と黒が1本に入ったノック式ボールペンを、胸の内ポケットに挿していきます。これは街頭で景品にもらったもの。インクがなくなると、軸を買い換えて使っています。(11月13日)

(データの保存)
私は、仕事の資料や原稿などの電子データをUSBメモリーに保存し、持ち歩いています。数年前までは、フロッピィディスクでしたよね。これも重宝したのですが、携帯パソコンでは使えず、旅行の時は不便でした。必要な原稿などは、デスクトップに保存して、出かけたものです。その点USBメモリーはさらに小さく容量も大きくなって、直接パソコン(USB端子)に差し込むだけなので、便利です。2,000円も出せば買えますし。小さいので、なくさないように、ひも(ストラップ)をつけているくらいです。
私の場合は、原稿のデータ量は多くないので、64MBもあれば、何十もの原稿を保存できます。記者さんに聞くと、写真などはデータが大きいので、これではだめなんだそうです。しかし、これにも、時々障害が生じます。何の拍子か、書き込みができなくなるのです。まだまだ容量はあるのに。読むことはできるので、そこからデータを取り出し、別のに移したりしています。おかげで、今使っているのは、3本目です。もちろん、多くのデータを一つのメモリーに保存するのは、危機管理上問題なので、分散することは良いことなのですが。結果として、1年半で1本になっています。
でも、まだまだ空き領域があるのに書き込めない、さらには書き込んだデータを修正できないので、なぜだろうと悩んでいました。何か間違った操作をしたのかなと。探したら、製造元のHPに、原因と解決策が書かれていました。私と同じ悩みの人がいるんですね。試しにやってみたら、新しいフォルダで書き込みができました。さらに、不要なもの(バックアップデータなど)を削除したら、直って、書き込みができるようになりました。前にやったときはだめだったのですが。うーん、それだったら、新しい4本目を、買わなくても良かったのに。(2006年11月18日)

(封筒を使った書類の整理)
連休を利用して、書斎の書類整理を試みています。平日にゆっくりと読めない切り抜きや、いつか役に立つだろうという資料などが、書斎の机の上で山になるのです。まずは捨てることですが、残った書類や使用中の書類をどうするかです。これらも、それぞれの山になっていきます。
(まずは封筒に入れる)
原稿の資料や講演会の資料は、それぞれに封筒に入れて整理してあります。封筒の表に年月日と題名や講演会の場所を書いてあるので、これは一目瞭然です。職場に来たA4が入る封筒を再利用するのが便利です。結果として色が違っているので、整理に便利です。
よく使うものは、封筒の上の部分を切って、書類の一部が見え、すぐに取り出せるようにしてあります。
(封筒を箱に入れる)
次に、この封筒を並べます。かつては、職場の引き出しや棚に整理していたのですが、今は家の棚に並んでいます。封筒は立てると倒れるので、平積みになっていました。この山は大学院講義資料、次の山は原稿類、その次の山は慶応大学講義用というようにです。
今回、整理用の箱(ふたのない容れ物)を買ってきて、そこに整理することにしました。ファイル・ボックスと呼ばれているようです。それぞれをこの箱に入れ、本棚に並べました。これで、かなりすっきりしました。すぐに取り出せますし。このような整理方法は、皆さんしておられることでしょうが。
(整理では片付かないもの)
問題は、「未処理」の箱に入ったもの、なお机に積まれている未処理の書類です。これは、整理の問題でなく、早く読まなければなりません。(2007年4月30日、5月1日)
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知的生産の技術2
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