仕事の仕方14

仕事の仕方13から続く

(異動と昇進)
最近、後輩たちの異動や昇進のお祝い会が、続いています。課長になった人、課長の中で「右翼」に進んだ人、審議官に昇任した人・・。自分が若いときは、「課長って、雲の上の人」と思っていたのですが。今は、後輩たちが、そのポストに就いています。
希望と抱負に満ちた後輩たちと議論していると、「その志を持ち続けて、日本のためにがんばってくれ」と、応援したくなります。
他方で、給料が毎年下がっていること、特に今年は10%削減になったこと、先輩たちの早期退職がなくなり、昇進が遅れていること、子どもたちの学費が大変なこと、などなど。愚痴も多いです。でも、愚痴っても改善しませんよ。精一杯仕事をして、成果を上げることで、国民の皆さんに評価してもらいましょう。(2012年8月30日)

(毎日忙しいのに、なぜ達成感がないのか)
先日、「8月も終わりです」と、書きました。なぜ、「いつの間に、8月が過ぎたのだ」と、いうような発想になるのか。思い当たりました。それは、最近、リズムに欠ける、あるいは節目の少ない仕事の仕方をしているからです。
皆さん、今年の夏は、何をしましたか。いくつかの出来事や成果を、挙げることができるでしょう。では、手帳を見てください。手帳に、それは書いてありますか。
私が指摘したいのは、そのことです。毎日の予定は、手帳に書いてあります。「何時から会議」「何時から、誰某と会う」とか。でも、1か月かけて仕上げた仕事は、手帳には出てきません。毎日の事件を書き連ねても、1か月や1年の成果はわからないのです。
私は、若いときから、このことを不思議に思っていました。「これだ」と思いあたったのは、フェルナン・ブローデルを知ったときです。拙著「新地方自治入門−行政の現在と未来」p256「時間の枠組み」をお読みください。

小さな時間の出来事を書き連ねても、その夏の、あるいはその年の成果はわかりません。もっと、中長期的な視点が必要なのです。そして「連続して流れる時間」に、「節目」をつくる必要があります。日記では、この夏の成果や、今年の成果はわかりません。そして、毎日の忙しさと、1か月間の成果とは比例しません。また、1か月後の満足感とも比例しません。
例えば、総理の毎日の日程が、新聞に載ります。でも、それを書き連ねても、総理の業績は出てきません。さらに言うと、何をしなかったかも、わかりません。
社会人や組織では、「今年の夏に、なすべきこと」「今年中に、成し遂げるべきこと」といった「目標」を、自ら設定しなければなりません。そして、9月になったら、どこまでできたかを、評価すべきです。小学校の時は、目標設定と達成度評価は、先生と両親がしてくれました。社会人になったら、自分でするか、上司がする必要があるのです。(2012年9月3日)

(責任者の発言)
ある人との会話。組織の責任者、特に選ばれてなる人は、どうあるべきか。
なる前には、「私はこれをしたい」と言う。
なったら、「これはできるが、それはできない」と言う。
やめたら、「これをした」と言う。
そうありたいですね。(2012年10月10日)

(職員の反論)
今朝、出勤すると、週末の金曜夜から日曜日までの間に、20通ほどのメールが届いていました。その中に、仕事の報告のメールに続いて、同一職員から「お詫びのメール」が来ていました。その趣旨は、「先ほど、仕事のメールを送りました。休日出てきたことについて、大目に見てください。今後、作業がますます忙しくなるので、今のうちにできることは片付けておきたいのです」とのことでした。
私が日頃、職員に「できる限り休日出勤するな」と言っていること、また夜遅いメールや休日のメールには「そんな時間に働いているのか」と返信するので、彼が先手を打ったということです(苦笑)。
彼らの仕事への取り組み姿勢に、頭が下がります。申し訳ありません。(2012年11月12日)

(国会答弁案作り)
今日、国会が解散されました。国会答弁案作りも、しばらく休業です。国会班の皆さん、ご苦労様でした。さて、いつかこのホームページに載せようと、下書きしてあった文章を載せましょう。
国会での質問が出たとき、答弁案の作成をいやがる職員がいます。私には、理解しにくいことです。
私は、国会答弁案の作成が、大好きです。審議が予定されている前日の午後には、国会班のところに顔を出して、「質問はまだ出ないの?」と催促します。
まず、質問が出ることが、うれしいです。私たちが取り組んでいる仕事に、国会が興味を持っているのです。
私たちの仕事は、「人知れず、ひっそりと」「世間を離れて、秘密裏に」という仕事ではありません。日本社会を相手にしているのですから、国民や世間の人にわかってもらって「なんぼ」です。取り上げてもらうということは、私たちの仕事が、それだけ認知されているということです。
かつて課長補佐の時に、「国会質問の数に応じて、各課に職員と予算を配分すべきだ」と、極端な主張をしていました(苦笑)。
もちろん、国会質問は、ほめていただくことは少なく、お叱りを受けることの方が多いです。そこはつらいですが、私たちがやっていることが誤解されているなら、訂正できる良い機会です。
もし、議員の指摘が正しければ、是正する良い機会です。変更や改革をいやがる関係者に対して、「いや〜、国会でも指摘されまして。是正しておかないと、次の国会でもたないのですわ・・」と、説得できます。
また、夜遅くに質問が出てきたり、どの省庁が書くのか割り振りでもめて深夜になることを考えれば、早く質問が分かって、早く書いて寝る方がうれしいです。
この項続く。(2012年11月16日)

(国会答弁案作り、その2)
さて、職員が答弁案作成を嫌がるのは、次のような質問でしょう。
まず1つめは、これまでにない質問、取り組んでいない課題についての質問などです。
「これまでにも出た質問」は、前例通りに、そしてその後の進展を加味して、簡単につくることができます。これまでにない質問の場合に、困るのです。
普段にどれだけ「想像力を活かして、考えているか」が問われます。質問が出てから(それはしばしば夜になります)考えていては、間に合いません。
すると、答弁原案は、これまでのいきさつが長々とかかれ、「今後適切に対処して参りたい」という、内容のないものになります。これでは、答弁する大臣も総理も困るでしょうし、質問した議員も、腹が立つでしょう。
もう1つは、1つの課に収まらない質問が出た場合です。「それは、私の課の担当ではない」と、押し付け合いが始まります。ようやく分担が決まって、各課で作った文章を持ち寄り、足し合わせます。すると、できあがった答弁案は、各課が行っている事実が羅列された、ポイントのないものになります。これまた、大臣が満足するものにはなりません。
このような「これまでにない質問」「いくつかの課にまたがる質問」のときに、上司の力量が問われます。
各課で押し付け合いが始まる場合には、主たる責任者を決めるか、あるいは自分で執筆の方針を示します。各課に任せておいて、出てきた答弁案を見てから怒っていては、時間の無駄です。かつて岡本課長補佐が押し付け合いをしていて、局長に一喝されたことは、『明るい係長講座』に書きました。
総理の立場や大臣の立場に立って、「良い答弁案」を作ることができるのは、それら各課を統括している地位にある人です。もちろん、総括課の課長や補佐は、それを代行することができます。
しかし、これまでにないことを聞かれた場合は、責任者と方針を決めてからでないと、書けません。それは、局長や統括官の仕事です。中には、私だけでは決めることができない場合もあります。その場合は、2つの案を作って、翌朝に大臣に相談することもあります。
多くの府省おいて、答弁案作成は、課長(参事官)が責任者です。課長補佐や係長が原案を書いて、課長が手を入れ、局長(統括官)に上がってきます。しかし、いくつかの課にまたがる質問、これまでにない質問にあっては、上司が早々と「出て行く」必要があるのです。
もちろん、部下の教育を優先して、できの悪い答弁案が出てくるのを待ってから、指導する方法もあります。しかし、それは、労力と時間の無駄だと、私は考えています。
みんなが気持ちよく仕事ができて、早く帰ることができて、かつ大臣も満足する案を作る。そのためには、どうしたらよいか。
そこで、国会開会中は、私は毎日夕方に国会班のところに行って、「私が書く質問はないか?」と御用聞きに行くのです。早く寝るために。(2012年11月17日)

(国会答弁案作り、その3)
「国会答弁案作り」の記事に、何人かの人から、批判が来ました。
Aさん(自治体職員)
「私の職場では、押し付け合いに勝利した管理職が、『できる管理職』と称されるようです・・」
Bさん(国家公務員)
「国会答弁を引き受けても、何もメリットはありません。特に各省協議が必要な場合は、面倒だし、明け方までかかるので、いやです。がんばって答弁を書いても、上司は評価してくれません・・」など。
「いやな仕事を断る上司が、良い上司」「面倒なだけで評価されない仕事なら、しない方が『賢い』公務員」。
職員から見ると、そう見えるのでしょうね。この状態を打破するには、面倒な仕事を引き受ける職員を、正当に評価することが必要だということですね。
プロ野球で、送りバントを成功させた選手を、年俸査定の際に評価するのと、同様な仕組みが必要でしょうか。(2012年11月18日)

(リーダーに求められる資質)
11月26日の日経新聞グローバルオピニオン、ダミアン・オブライエン氏(スイスの人材コンサルティング会長)の発言「企業リーダー早期に選べ」から。
・・欧米には「CEO(最高経営責任者)はユニークアニマル」という表現がある。企業に限らないが、組織のトップに立つ人間には、他のポストとは違う独特の資質や姿勢が必要だ。あえて言えば、CEOに向いている人と向いていない人がいる。
例えば、CEOは底抜けに楽観的な性格の持ち主であったほうが良い。どんな難局に臨んでも、「何とかなる」という前向きな気持ちを失わず、組織を引っ張らないといけないからだ。異質な人材や異質な意見を受け入れる度量の広さも必要だ。多様な人材をうまく生かすことは、企業がグローバル競争するうえで欠かせない。
自分を犠牲にしてでも、組織に尽くすメンタリティも求められる。リーダーに私心があってはならない。さらには孤独に耐えて決断を下す心の強さも必要だ・・
日本企業は改革を進めるとは言うが、人事システムのような内部慣行はあまり変化していない・・だが、現状がうまくいっていないのなら、従来のやり方は変えないといけない。米欧の企業経営は、過去20年で大きく進化した。次は日本が変わる番である・・
詳しくは、原文をお読みください。(2012年11月27日)

(悪魔の代理人)
先日紹介した、齋藤ウイリアム浩幸著『ザ・チーム』に、次のような記述があります。筆者がアメリカの高校で、ディベートの訓練に励んだときのことです。
・・ディベートは、きちんと筋道立てて自分の意見を述べ、品位を保ちながら静かな言葉で、相手を説得することだ・・試合はチーム戦で行われる。弁舌をふるう人、資料を探す人、戦略を練る人がチームを組む・・
議論に不可欠なのが、「悪魔の代理人」(Devil’s Advocacy)と呼ばれる役割だ。議論にあえて反対の立場で質問し、相手の論理の弱点を突く。もともとはローマ・カトリック教会で教義を定めたり改定するとき、誰かを聖人に列するとき、意図的にその教義やその人の業績に反対する「悪魔」の立場をとって、教義を正当化する主張の隙をチェックしたり、より強い議論に支えられた教義に鍛え上げる、あるいは聖人になるためのより説得力ある理由を見つける役割だ。
いまでもコンサルタント業界などでは、大事なプレゼンテーション前に中身をチェックするとき、悪魔の代理人が指名されている・・(p222〜)
・・ドラッカーは、異論の重要性を指摘している。GM中興の祖であるアルフレッド・スローンについて述べたくだりを引用する。
「スローンは、GMの最高レベルの会議では、『それではこの決定に関しては、意見が完全に一致していると了解してよろしいでしょうか』と聞き、出席者全員がうなずくときには、 『それでは、この問題について、異なる見解を引き出し、この決定がいかなる意味をもつかについて、もっと理解するための時間が必要と思われるので、検討を次回まで延期することを提案したい』といったそうである」(『経営者の条件』ダイヤモンド社)・・(p226)

私も時々、部下が持ってくる案について、あえて「こんな考えの人が質問したら、どう答えるの?」と、いろんな角度から質問を投げて、悪魔の代理人をやっています。国会質問や記者会見では、こちらの思ったような質問は出ません。こちらが困るような質問を、想定しておかなければならないのです。部下職員は、「いやな上司」と思っているでしょうね(苦笑)。
想定問答を作る際に、部下職員は、答えやすい問を作ることは、「お詫びの仕方」(2007年2月1日の記事)でも指摘しました。
想定問答を打ち合わせているときに、2種類の上司や同僚がいます。1人は、原案について、その答弁案を深掘りする人。一番狭い場合は、文章を練る人です。
もう1人は、その答弁案を離れて、違った角度から問題点を指摘する人です。例えば「そもそも、そんな質問は出ませんよ。出るとしたら、××の角度でしょう」とか「この答弁をする時点では、前提条件が変わっているはずです・・」とかです。前者も重要ですが、後者はもっと重要です。(2012年12月27日)

(情報セキュリティセンター)
内閣官房に、情報セキュリティセンターがあります。先日出席した会議では、政府機関がサイバー攻撃にあった事例が報告されていました。
手口が巧妙になっているので、職員には「変なメールを開かないように」注意を呼びかけています。また、時々「引っかけメール」を送って正しく対応できるか、訓練もしています。
組織管理者、監督者には、次々と新しいリスク管理が求められます。セクハラやパワハラ、個人情報保護、部下のメンタルヘルスなどは、かつてはなかった組織のリスク管理です。管理職が知っていなければならない「知識」が増えています。そして、予防だけでなく、起きてしまった場合の対処も重要です。『明るい係長講座』の次に、「管理職が知っていなければならない組織管理常識集」をまとめたいと思っているのですが・・。
政府機関だけでなく、個人も危険にさらされています。最近では、スマートフォンを利用している際に、銀行口座からお金を引き出される、あなたの名前で他人を中傷するなどの被害が多いようです。被害に遭わないように、子どもへの教育も重要です。(2013年2月2日)


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