仕事の仕方17

仕事の仕方16から続く

(企業での個人情報管理)
日経新聞「私の履歴書」6月は、人材派遣会社の先駆け、テンプスタッフ創業者の篠原欣子さんです。大変な苦労をされたお話も、勉強になりましたが、今日紹介するのは、6月27日の情報管理についてです。テンプスタッフでは、登録スタッフの名簿が流出する事件がありました。それ以来、情報管理を徹底しています。
・・例えば「そちらに登録しているスタッフの兄です。母が危篤なのですが、妹は10年前に家出したままです。連絡先を教えてもらえませんか?」という電話がかかってきたとする。以前は、疑うこともなく教えていただろう。
いまは登録そのものが個人情報のため「そのようなスタッフがおりましたら、スタッフから連絡させます」と答えている。もしも電話の主がストーカーや悪意を持った人物だったら、連絡先を教えた「無意識で善意の人(社員)」が「加害者」になってしまう。善意の加害者を生まない責任がある。
テンプスタッフの本社・支店には3000台のパソコンがあるが、社員用は全てデスクトップ型。特別の許可がなければ記憶媒体をつなげないから、一切のデータが外部に持ち出せない。
出先でスタッフや顧客企業の担当者と話をするときも、当社の社員はノートパソコンやタブレット端末を使わない・・
ファックスする場合も、短縮番号が入っていない場合は、2人で番号を読み上げながら送信する・・(2013年6月28日)

(ソーシャルメディア利用の注意点)
総務省が、ツイッターでの不適切発言事案を受けて、再発防止のため、「国家公務員のソーシャルメディアの私的利用に当たっての留意点」を定めました。(2013年6月28日)

(国会終了と、職員の活躍)
第183回国会が、先週閉会しました。で、いつものように、職員と打ち上げをしました。その席上で、職員から突き上げを食らいました。「岡本統括官のホームページに、私たちへの感謝の言葉が、まだ載りません」と。
申し訳ない。職員から提出された「原稿」に加筆して、下に載せます(苦笑)。

復興庁には、国会班という班があり、国会関係の業務はここが仕切っています。開会中は、復興特別委員会や予算委員会の他に、毎日色々な委員会が開かれ、質疑が行われます。質問通告が遅かったり、答弁案の作成が遅くなって、国会班の職員は、しばしば夜明けまで残業します。申し訳ない。
また、毎日夕刻になると、私と職員は、明日のどの委員会でどのような質問が復興庁に通告されるのかが、気になります。いくらたくさん質問が出ても苦にならないのですが、いつ質問が判明するかわからないと、夜の行動の予定が立たないのです。私は、夕方になると、国会班のところまで出かけて、白板に書かれている質問通告状況を確認していました。
各省庁には、各職員がパソコンから質問通告状況を把握できるシステムがあります。しかし、このシステムの作成を業者に発注すると、けっこうな費用がかかるため、復興庁では断念していたようです。ところが、国会班のO君は、1時間もかからずに、それを作り上げてくれました。
これで、私も職員も、いちいち国会班の白板を見に行かなくても良くなりました。もっとも、私は見に行くたびに、「まだ質問は出ないのか。早くもらってきてくれれば、早く答を書いて家に帰るぞ」と叫んでいたのですが、それができなくなって、少し寂しくなりました。(2013年7月2日)

(復興の現状を見える化する)
復興に向けた道のりと見通し」(最も簡単な図)を、更新しました。ご覧頂くとわかるように、がれき片付けや住宅着工など、着実に事業が進んでいます。もちろん、工事が進むと、新しい課題も見えてきます。
ところで、霞が関では、各省で夏の定期人事異動が行われました。異動した人が、挨拶回りに来てくださいます。ありがたいことに、これまで多くの省の方と仕事をし、知り合いになったので、さまざまな方が来てくださいます。今の事務所は、霞が関から少し離れている民間ビルですが、そこまで来てくださるのです。昇進される方の裏で、退職される方も多いので、寂しいものもあります。
ある官庁の幹部が、私の部屋の前に貼ってある、この「復興に向けた道のりと見通し」を見て、「全勝さんらしいなあ・・。一目でわかるね」と、お褒めの言葉を頂きました。この図のアイデアは私ですが、仕上げて、さらにわかりやすくしてくれたのは、A君とI君です。(2013年7月3日)

(7月も忙しい)
7月の第1週も、終わりました。今週も、忙しかったですねえ。国会が終了し、参議院選挙が始まって、少しは通常の仕事のペースになるかと、期待していたのですが。
各省の人事異動があり、挨拶に来てくださる方が多かったです。その場で、早速仕事の打ち合わせをしたり。
また、各省とともに、平成26年度予算要求の作業が始まっています。復興庁は、「前年通り」という概念がないので、未来の予測と、その際に必要となる経費の想定をしなければなりません。これは、かなり難しい仕事です。そして、それらの内容を決めるとともに、8月末の概算要求に向けての段取りが、必要です。締め切りに間に合わない仕事は、意味がありません。
もちろん、今年度の各種予算の執行、新たな課題への対応、さらには「新しい東北」のモデル事業を組み立てる作業と、結構盛りだくさんの仕事が待っています。
私の仕事は、それら課題を一覧表にして、各担当参事官に実行の工程表を作ってもらうこと、その進行管理をすることです。そして、その状況を大臣に随時報告することです。「前年通り」とは行かないので、決まっていることの実行だけでなく、未来予測をしながらの執行管理が重要です。
職員には、年休を取ってもらいたいのですが。「国会が終わったので、休みを取れよ」と言ったすぐ後に、「あの資料、まだできないかなあ・・」と催促しています。悪い上司です。(2013年7月5日)

(難しい判断をする基準)
「全勝さんは、ある難しいことを判断し、決断するときに、何を基準にしていますか」と、問われることがあります。私は、次のように、答えています。
私が、難しい判断をする場合に、視点は3つあります。過去、現在、未来です。
1つは、過去の事例であり、歴史です。前例があるなら、それを参考にするべきです。もちろん、その前例通りにしろ、というわけではありません。
ある事案には、そこに至る歴史があります。いろんないきさつと関係者との関わりの結果、ここまで来ているはずです。だいたい、私のところに持ち込まれるのは、関係者の間でもめた案件ですから。それを無視して、白地で判断することは無謀です。
また、専門家がいるのなら、その人の意見を聞いてみるべきです。
第2は、現在であり、部外者です。すなわち、周りの人が、私の結論をどう思うかです。私が正しいと思っても、国会議員やマスコミなどが、「なるほど」と思ってくれないと、収まりません。上司と部下とで、「これくらいが、よいですね」といっても、外部の人が納得しないと、意味がありません。
もちろん、それらの人におもねる、ということではありません。官僚ですから、筋は通す必要があります。
第3は、未来です。未来の人が、どう評価するか。将来の子どもたちに、どのような説明ができるかです。
筋を通す場合、それが正しいかどうか。それは、未来の人たちが評価します。10年後や20年後の人たちに、「私は、このような理由で、このような判断をした」と、説明できるかどうかです。
これは、次のような表現をする場合も、あります。
岡本全勝Aの斜め後ろに、岡本全勝Bがいて、Aに向かって「おまえ、そんなことを言ってよいのか」と、牽制するのです。難しい判断の時は、一人になって、この3つを頭の中で「体操」します。
かつて、このホームページでも、書いたことがあるはずなのですが、検索しても見つからないので、書いておきます。最近も、そのような事態があったので。(2013年7月22日)

(会社の備品?)
日経新聞7月27日夕刊「こころの玉手箱」、日比野隆司・大和証券グループ本社社長の回顧から。
・・社長室での初仕事は、内外全拠点の幹部社員が集まる会議の資料作りだった・・社長室での仕事は、書類作りに尽きた。限られた時間の中で報告事項をまとめ、役員や監督官庁などに出す。文章を書くのはもともと嫌いではないが、筆力はここで大いに鍛えられた。
主任から課長代理になったばかりの私は、社長室でも最年少、次から次へと仕事が降っている。会社に泊まり込みもしょっちゅうで、いつしか私は口の悪い先輩から、「会社の備品」と呼ばれるようになった・・
私も、職場に泊まり込みを続けた、若い時を思い出します。2週間分の着替えを持って、泊まり込んでいました。1週間、一度もビルを出なかった記録を作ったり。夜になったら、近鉄バッファローズのユニフォームに着替えて仕事していました。さすがにこれは、上司に「教育的指導」を受けました。
「自治省の備品」とは、呼ばれませんでしたが。毎日、終電間近になると(タクシー券は貴重でした)、主任さん(庶務担当補佐)が、「みんな早く帰れよ〜。全勝君は泊まるだろうから、よろしくね」と言って、帰って行かれました。当時は、ちっとも苦痛では、ありませんでした。(2013年7月26日)

(会社の消耗品?)
先日、日比野大和証券社長が、若いときに泊まり込みで仕事をして、「会社の備品」と呼ばれたことを、紹介しました。私も若いときに泊まり込んだのですが、「自治省の備品」とは呼ばれなかったと書きました。読者から、反応がありました。
「自治省の消耗品と呼ばれなくて、よかったですね」と(苦笑)。確かに、戦前の日本陸軍では、備品は大切に扱われ、兵隊は消耗品と考えられていたという説もあります。
でも、彼も曰く「若いときは、なぜあのように、仕事がおもしろかったのでしょうか」。その彼も、職場で出世しているのですが。上に立つと、しんどいことが多いです。無我夢中で与えられた仕事をしているときは、満足感があるのでしょうね。上に立つと、悩むことが多くなります。(2013年7月30日)

(夜の残業から早朝勤務への転換)

2日の日経新聞が、伊藤忠商事が、社員の労働時間を朝方にシフトさせ、残業を減らすための賃金制度を導入すると、伝えていました。時間外手当の割増率を、夕方以降の残業より、早朝勤務の方が高くなるように、見なおすのだそうです。
公務員もそうですが、夜に残業したら残業手当が付くのですが(管理職はつきません)、早朝に時間外勤務をしても、手当は付きません。伊藤忠の新しい制度は、よい試みですね。さらに、夜10時以降の深夜残業を禁止し、完全消灯するのだそうです。
課題は、社員が自宅に仕事を持ち帰る「サービス残業」への対応だとも、書かれています。
霞が関の公務員の場合は、仕事量の多さの他に、国会待機という「退庁できない仕組み(慣習)」があるので、これが大きな課題です。(2013年8月2日)

(立ち止まって考える)
また、あっという間に1週間が終わり、7月も終わって、今日は8月3日。毎日、昼も夜も忙しく、仕事も進んでいるのですが。立ち止まって振り返ると、「はて、今月は何をしたっけ」と、直ちには成果が頭に浮かびません。
私は、しばしば部下に、「長い説明は不要なので、3つだけ言ってくれ」と、要点だけを求めます。他人にはそれを求めておきながら、我が身を振り返ると、整理できていません。
さらに、部下には、「3か月、6か月、1年という期間で、仕事の計画を立て、成果を計ってくれ」と言っているのに・・。
今日は土曜日。職場でゆっくりと、たまった書類の片付けをしつつ、手帳を見ながら、1か月を振り返りました。ところが、毎日の仕事をいくら細かく見ても、1か月間の成果は出てきません。手帳では、1か月や半年の仕事について、計画を立て、結果を評価することはできないのです。
拙著『新地方自治入門−行政の現在と未来』で、フランスの歴史学者フェルナン・ブローデルの考えを借りて、私たちの生活時間を、「短い時間」「中くらいの時間」「長い時間」の3つの次元で考えるべきだと、述べました(p254)。毎日忙しくしている仕事と、1か月で行った主な仕事と、半年間の成果は、別の次元・別の種類のものなのです。
復興庁では、7月は、2日に官邸で復興推進会議を開きました。その場で、与党から追加提言をもらい、他方で「新しい東北の創造」の方針を説明しました。今月は、この2つの課題を進めました
住宅やインフラの復旧は、着実に進んでいます。担当班が、工程表を見直してくれました。29日には、総理に、石巻市で完成し入居したばかりの住宅を見てもらいました。
とは言いつつ、復旧は被災現場で行われ、それぞれの課題については各参事官ががんばってくれています。私の仕事は、彼らの相談に乗ることと、全体の段取りを考えることです。「これだけのことを達成した」とは、言いにくい職務です。
庁内では、霞ヶ関での人事異動とともに、たくさんの職員の異動がありました。新しく来た職員には、オリエンテーションが必要です。また、昨今のソーシャルメディアの利用方法や情報管理については、全職員に注意喚起や研修も必要です。復興庁は出先を入れて450人の組織ですが、組織となると、このような「職員管理」も必要になります。
他方で、各省の幹部の知人が、おおぜい退職し、挨拶に来てくださいました。寂しいことです。(2013年8月3日)


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