仕事の仕方23

仕事の仕方22から続く

(便利になりました。予定表)
私は、ITは嫌いですが、インターネットと電子メールは便利ですね。ところで、つい最近、もう一つ便利なことを知りました。予定表の管理と共有です。
私の日程(予定)は、K秘書が管理してくれています。パソコンの「予定表」でです。これは便利で、私のパソコンでも見ることができます。見るたびに、「あっ、また予定を入れたな」と気づきます。帰宅するときは翌日分を印刷して、金曜日には翌週分を印刷して渡してくれます。前日に渡してくれるときは、すかすかの日程なのに、K秘書が当日次々と仕事を入れることについては、何度も書いているとおりです(苦笑)。
しかし、私とK秘書だけでなく、復興庁内の職員がみんな、私の予定をそれぞれのパソコンで見ることができるのです(アウトルック、スケジュールの共有)。これは便利ですよね。一々私の秘書に電話をかけたり、歩いてきて私の空いている時間を確認する必要がありません。それぞれのパソコンで私の空いている時間を確認した上で、私の秘書に予約(アポイントメント)を入れれば良いのですから。
K秘書や職員に聞いたら、「そんなの、とっくの昔から使っていますよ」(知らないのは、岡本統括官だけです)と、笑われました。(2014年4月8日)

(便利も困る)
7日の読売新聞夕刊に、「消せるペン悪用困った」という記事が載っていました。
一度書いた文字を、ゴムでこすると消えるボールペンがあります(消すことができるボールペン)。ヒット商品で、売れているそうです。消しゴムで消せるとは、鉛筆やシャープペン並みですね。一定以上の温度を超えると、透明になるインクを使っているのです。
ところが、この性質を悪用して、不正を働く職員がいます。記事では、時間外勤務実績を上司の決裁を受けた後に、人事課に提出する際に書き換えて、超勤時間を水増しした例などが紹介されています。う〜ん、よく考えましたね。
決裁文書や公文書は、ペン(インク)で書くことが決まりです。それは、書き換えることができないことに、意義があります。
新人職員がたまに、鉛筆書きで決裁を持ってくることがあります。その際は、「私の決裁をもらった後で、書き換えようとしているな」と笑いながら、ペンで書くことを教えています。ところが、このペンで書くと、鉛筆で書いた決裁文書と同じです。
職場で聞いたら、復興庁では、決裁文書や公文書には、このペンの使用を禁止しているとのことです。納得。
推理小説では、既にトリックに使われているのでしょうか。見破り方も簡単なので、使えませんかね。(2014年4月8日)

(職員に感謝する会など)

9日の放課後は、職場の職員に感謝する会でした。
先日、Y参事官がやってきて、「班の仕事が一区切りついたので、班の職員で打ち上げをする。ついては、岡本統括官には出席を認め、職員にお礼をする機会を与えてあげる」という趣旨のことを、「上品な言い回し」で命令してくれました。喜んで出席し、ふだんのご苦労にお礼を言いました。ただし、みんなを招待するだけの資力がないので、職員にビールを注いで回ることで、許してもらいました。
で、家に帰って気持ちよく熟睡していたら、携帯メールがなりました。「う〜ん」と思いつつ、携帯を見ると「本日の国会待機は解除します」との連絡でした。25時過ぎです。「何で、今頃までかかるんや」と思いつつ、「ありがとう。おやすみ」と返信して、再度熟睡。
今朝、国会班に聞いたら、今日の本会議質問のうち、最後の質問が判明したのが24時だったとのこと。総理答弁があったので、全省庁が待機していたのでしょう。復興庁は、質問が当たりませんでしたが。3月28日にも、書いたばかりです。最近、質問判明が深夜になることが多いようです。(2014年4月10日)

(有能な上司、間違いの指摘は鋭い。けれど・・)
かつて、このような上司を見たことがあります。
部下が案を持っていくと、A課長(としておきましょう)は、的確に間違いを指摘します。鋭い指摘なので、その能力に部下は感心します。それが何回か繰り返されます。そのたびに、的確な指摘があって、ますますその上司の能力に感心します。ところが、部下は何か釈然としないのです。毎回、良い指摘をされるのですが、その起案は、前に進まないのです。
部下が別の上司(Bさん)に相談したところ、Bさんは一言で表現しました。「Aさんは、自分ではペンを持たないだろう」と。そうなのです、A課長は部下の間違いは指摘してくれるのですが、修正案を出してはくれないのです。「自分で考えろ」ということなのでしょう。でも、何回も差し戻しが続くと、時間は経つし、部下はだんだんやる気をなくします。
もう一つの例を出しましょう。Cさんも、部下が案を持ち込むと、鋭い指摘をしてくれます。ただし、Cさんは代案を出したり、進むべき方向を示してくれます。それも正しい導きなので、部下は「さすがCさんだ」と、感心します。仕事も進みます。
ところが、横から見ていると、Cさんの部署は、必ずしも成果を上げていないのです。なぜか。それは、Cさんが部下が持ち込んだ案には、すばらしい指摘や助言をしてくれるのですが、その部署が何をすべきかを示さないからなのです。
毎年同じような業務をしている部署なら、仕事のテーマは部下に任せて、前年通りにしておれば成果が上がるでしょう。しかし、多くの部署で、課題はどんどん変わっていきます。でも、部下は、前年通りの仕事しか上げてきません。新しい課題を把握して、その課題にどう取り組むか。それを、部下に示さないと、去年通りの仕事は良くできたけれど、新しい課題は放置されたままになります。それでは、その部署としては、期待に応えていないことになります。
前年通りなら、部下に任せておけばすみます。しかし、新しい課題を見つけ、それへの取り組みを指示するのが、上司の務めです。
時々思い出しては、自分がAさんやCさんにならないように、自戒しています。(2014年4月14日)

(東京メトロのポスター、指揮官)
東京の地域ネタで、恐縮です。東京の地下鉄メトロの車内広告に、「総合指令所編」のポスターがあります。別途、動画もあります。事故か故障かが起きた際に、総合指令所がその処理をして、ダイヤを組み替えたり、他の列車に指示を出すシーンと思われます。
ある人曰く、「全勝さんは、こんな時に、燃えるんでしょうね」と。
はい。通常でないとき、危機の時、そして急ぎの時、「私の出番だ」と、条件反射でエンジンがかかります。
しかし、今の私なら、このポスターには、写っていないでしょう。若いとき(補佐や課長の時)は、この写真の真ん中で、受話器を握って、次々と指令を出していたと思います。今なら、彼らの後ろで見守りながら、漏れ落ちを防いだり、次の局面を考えています。
局長や統括官は、そういう役割です。本当は前に出て、指示を出したいのですがね(笑い)。参事官たちに「のびのびと」動いてもらい、彼ら=復興庁全体を正しい方向に導くとともに、漏れ落ちを拾うこと。この仕事って、外から見えないのですが、結構大変なのですよ。前例もなければ、マニュアルにないのですから。でも、そこが腕の見せ所です。前例通りなら、誰でもできますわ。(2014年4月15日)

(日本の風習、謝るときは足を運ぶ)
読売新聞4月19日「陳謝をメールとは…グーグルに鉄道会社あきれ顔」から。
・・報道されてお知りおきとは思いますが」―。
空港や駅、商業施設の図面がネット上で公開状態になっていた問題を受け、グーグル日本法人は各施設の運営会社にメールなどで説明をしている。
同法人と秘密保持契約を結び、駅の平面図を送っていた鉄道会社のもとには、報道を前提とした陳謝する内容のメールが届いた。
この会社の担当者は「問題を起こしたら直接事情を説明するのが普通」とした上で、「ああいう会社はなんでもメールで済まそうとする。足を運ぶとか、泥臭いことはしないものなのですかね」とあきれた様子だった・・(2014年4月20日)

(職場での人間関係。上司の「傾向と対策」、部下の「取扱説明書」)
新年度が始まって、24日が過ぎました。新しい職場に移られた人、新しい上司を迎えた方、新しい部下を持った人も多いでしょう。そろそろ、仕事のやり方を会得できたでしょうか。また、人間関係は、把握できたでしょうか。
私たち組織の従業員にとって、悩みの多くは人間関係です。モノや事実を相手にして困ることはあっても、悩みは深刻にはなりません。しかし、人間関係、特に上司と部下は、うまくいかないと苦しいですよね。
上司も部下も、それぞれに「癖」を持っています。もちろんあなたも。みんな、聖人君子ではないのですから。また、ある程度の年齢の上司なら、今更その性格を変えることは、無理です。
すると、あきらめて(達観して)、上司に説明する際の「傾向と対策」を、早く身につけましょう。他方、部下に対しては、「取扱説明書」を作ることです。そうすることで、被害を最小限に抑えましょう。リスク管理は、毎日の職場にも当てはまります。もう一度、『明るい係長講座』を読んで勉強しましょう。
昨日と同じやり方で、上司にしかられていては、進歩がありません。部下が同じ間違いを犯したら、それはその部下が悪いのではなく、指導したあなたが下手だったと思いましょう。すると、怒りの半分は、解消されます(笑い)。
それでも納得できない時は。静かに時間が経つことを待ちましょう。(2014年4月24日)

(連休の狭間の国会審議)
今日は4月28日月曜日、連休の狭間です。今日をお休みにすると、4連休になります。
国会では参議院決算委員会が開かれ、復興庁と財務省が対象となりました。例年だと連休の間は国会もお休み状態になるのですが、今回はしっかりと審議されました。私も、指名を受けて答弁をしました。
昨日(日曜)夜になってから、答弁案に加筆するべきところが見つかりました。電話で連絡を取って、今朝早朝に関係職員に集まってもらい、修正しました。そのうちの一人は、今日は年休を取る予定だったそうです。ごめん。でも、そのおかげで、大臣にわかりやすく説明でき、大臣も的確な答弁ができました。ありがとう。(2014年4月28日)

(鏡は、姿を写すものか、心を写すものか)
5月10日日経新聞インターネット版に、帝国ホテルの電話受付係の仕事が紹介されていました。「受話器の向こうから笑顔でおもてなし」。着信から対応までの時間が1秒以内とか、お門違いの電話「孫の夏休みの宿題をどう解くのか」といった質問にいかに手早く和やかに終わるかなど、興味深い内容です。
特に、なるほどと思ったのは、担当者(全員女性のようです)が座る電話交換機の前に小さな鏡を置いてあることです。「口角は上がっているか、目元は笑っているか。電話をとる前に一瞬鏡を見つめ表情を整えてから応対する。笑顔に込めた思いが声だけでも十分に伝わると信じて」とのこと。
鏡は身だしなみを整えるものですが、気持ちも引き締める道具ですね。朝出かける前、玄関の姿見と、職場の鏡は職業人にとって必需品です。(2014年5月10日)

(今日も、職員に感謝する会)
昨日は、仙台でのシンポジウムの後、、宮城復興局で、職員との意見交換会でした。新年度になって、新しい職員を迎えました。民間からもたくさん来てもらったので、悩み事がないかも、聞きました。仕事の流儀が違いますからね。夕方からは職場で議論。その後は国分町に出かけて、市場調査とあわせて、ささやかな景気刺激と、さらに濃密な懇談会でした。
今日は放課後に、職場のある班の打ち上げに、参加しました。いつものように、職員が「岡本統括官に、部下職員に感謝する機会を与えてあげるので、参加しなさい」とのことでした。
何人かの職員には、ビールをついで回ったのですが、なにせ人数が多くて、みんなに回ることができませんでした。それでも、上司は早く帰った方が良いので、途中で中座。
職員が「もう帰るのですか」と問い詰めるので、「あんたたちと違って、これからホームページを加筆せにゃならん」と答えました。すると、「統括官のホームページで、優秀な部下を誉めてくださいよ〜」との指示。
これで良いかな、小川君、柿沼君、石川さん、倉井君、広瀬君、吉次君・・。明日、「私の名前が載っていません」と、他の職員から、しかられそうです(笑い)。(2014年5月20日)

(会社が求めるのは大学の成績だけではない)
朝日新聞5月23日オピニオン欄、ニューヨークタイムズからの「グーグルが求める人材5条件」から。
・・世界で最も成功している企業の一つ、米グーグルで採用責任者を務めるラズロ・ボック人事部門担当上級副社長は昨年6月、ニューヨーク・タイムズ紙のアダム・ブライアント記者のインタビューでこう述べた。
「大学の成績評価(GPA)は採用基準として価値はなく、試験の点数は何の役にも立たない。こうした数字からは何も予測できないことがわかった」・・
・・「全社的な採用条件は五つある」という。「技術関連の仕事なら、プログラミング能力を評価する。仕事の半分は技術職だ。ただし、どの仕事においても我々が一番求めているのは、全体的な認識能力であり、知能指数(IQ)ではない。認識能力とは学習する能力であり、状況に応じて処理する能力であり、種類の異なる情報の断片を組み立てる能力だ・・
・・次に求めるのは「従来型のリーダーシップではなく、創発的なリーダーシップ。従来型は、チェスクラブの会長だった、販売部門の部長だった、どれくらいの早さでその地位に就いた、とかだ。そんなことはどうでもいい。重視するのは、問題に直面したときに適切なタイミングで進み出てチームをリードできるかだ。同じく重要なのは、自分は後ろに下がり、指揮をとるのをやめ、ほかの誰かに任せられるかだ。実行力のあるリーダーに重要なのは、いつでも権力を手放す覚悟だからである」・・(2014年5月25日)

(会社が求めるのは大学の成績だけではない、2)
・・ほかに求めるものは? 問題解決に向けて「責任感と当事者意識を持って参加する気持ちだ」。そして他者のより良い考えを受け入れる謙虚さ。「最終目標は問題解決に向けてみんなで協力して何ができるか。自分なりの貢献をしたら、身を引くこと」と説明した。
他者が貢献する場をつくりだす謙虚さだけでなく、「知的な謙虚さでもある。謙虚さがないと、学ぶことはできない」。一流ビジネススクールの卒業生の多くが伸び悩んでいるという調査があるが、原因はここにある。「頭の良い成功者はめったに失敗を経験しない。だから失敗から学ぶすべを身につけていない」
「それどころか彼らは、原因の判断において根本的な間違いを犯す。良いことが起きれば自分は天才、悪いことが起きれば誰かが間抜け、財源を得られなかった、市場が動いた、と。わが社で最も成功している人たちは熱い主張を持っている。徹底的に議論し、自分の考えを信じてやまない。でも『ここに新しい事実がある』と言うと、『ああ、そうか、それなら状況は変わるね。君が正しいよ』と言うだろう」。一人の中にプライドの高い自分と低い自分を同居させる必要がある・・
どの組織でも、基本は変わりませんね。(2014年5月26日)

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