仕事の仕方24

仕事の仕方23から続く

(情報セキュリティ対策、インターネットのマナー)
先日、職場で、情報セキュリティ研修を実施しました。不用意に悪質なメールを開いたりすると、不正なプログラムに感染して、大変なことになります。政府機関を狙った攻撃もあります。また、部内限りの情報を漏らしたり、個人情報を漏らすことも、起きないようにしなければなりません。ソーシャルメディアの使い方も、研修内容に入れてあります。
これまでの事故の事例を見ていると、便利になったが故に危険も増し、被害も一気に広がります。自動車を運転する際には、教習を受け免許が必要です。それと同じくらいの研修は必要でしょう。
全職員が受講できるように、何度かに分けて研修をしました。幹部は全員が受講しました。ごくわずかな職員が日程が調整できず、受講できていません。毎年、職員に偽メールを送って、訓練もしています。これに引っかかる職員もいます。
担当者と、どうするか、議論しました。職員が軽率に事故を起こしたら、統括官の私が、「管理不行き届き」になるのだそうです。それで、もう一度、補充の研修をして、それでも受講しない職員に対しては「パソコンの使用を停止するくらいのことも考えなければ」という意見もありました。
岡嶋裕史著『ネット炎上 職場の防火対策』(2014年、日本経済新聞出版社、日経プレミアシリーズ)が、勉強になります。インターネット上の失言や悪ふざけが、大きな被害をもたらします。昨年ニュースになった例では、アルバイト先の飲食店で悪ふざけをしてツイッターに写真を投稿したら、「炎上」してしまい、お店が閉店に追い込まれたとか。昔も若者が悪ふざけをして、近所の人に叱られていました。ところがインターネット上では、「ご近所デビュー」でなく、直ちに「世界デビュー」になると書かれています。
この本を読むと、ツイッターなど怖くてできませんね。子どもであっても多くの者が、スマホなどインターネットを使う時代です。インターネットの使い方、行儀作法、怖さを、きちんと教える必要があります。交通安全ルールと同じです。
私も実名で、このホームページを書いています。知人からは、「よくそんな危ないことをしているな」と、忠告を受けます。ツイッターのように「即座に条件反射で書く」ことは、しないようにしています。記述には気をつけていますが(これでも)、深夜に書いた文章を、翌朝削除することは、時々あります。酔っ払って書くと、危険です。(2014年6月4日)

(潜水艦でのリーダーシップ、上官の命令が絶対の組織で部下のやる気をどう引き出すか)
L・デビット・マルケ著『米海軍で屈指の潜水艦艦長による「最強組織」の作り方』(2014年、東洋経済新報社)が、興味深かったです。
軍隊とは、上司の命令に部下が従う、トップダウン方式の典型例でしょう。アメリカ海軍も、当然そのような命令系統になっています。
著者が艦長を務める原子力潜水艦は、全長100メートル、乗組員135人、いったん出航したら半年間は戻ってこない、しかもそのほとんどは水中での隠密行動です。原子力機関、ミサイルや魚雷の扱いは、間違いが許されない高度な操作です。艦長の命令は絶対です。
しかし、上司の命令が全て、多くのことはマニュアルに書かれている、部下はそれに従うだけでは、士気は上がりません。著者は、部下に委ねるリーダーシップを取り入れようとします。しかし、前任の潜水艦で、一度挫折を経験します。そして、新たに乗船を命じられた潜水艦サンタフェは、乗員の質は悪く、関係者の間で有名な艦です。
彼が、どのようにして、部下にやる気を出させ、委ねるリーダーシップを成功させるか。そして、サンタフェは、平均以上の点数をとるほどに変わるだけでなく、最高点をとるまでに変わります。ご関心ある方は、お読みください。(2014年6月15日)

(メンタルヘルスを悪化させる職場、それがもたらす業績の低下)
6月13日の日経新聞経済教室「従業員のメンタルヘルス。企業業績に影響大」が参考になります。この研究によると、求職者が増えると、企業の利益率は顕著に低下します。研究では、400社のデータをもとに、2004年から2007年にかけてメンタルヘルスの不調により連続1か月以上の長期休職をしている正社員の比率が上昇した企業群と、それ以外の企業群とを比較しています。すると、影響はすぐには出ないのですが、数年後に利益率が目立って落ちるのです。
メンタルヘルスによる休職者は全体の1%未満なのに、なぜ企業全体の業績を悪化させるか。一つの解釈は、休職者本人だけでなく、そのような職員が職場にいることで、他の職員の働きぶりにも悪影響を及ぼしているということです。
では、どのような要因が、従業員のメンタルヘルスを悪化させるか。この研究によると、労働時間特にサービス残業が長いこと、仕事の裁量が少なく、担当する業務の内容が明確でないこと、早く退社しにくい職場風土があることなどです(この点は、私も注意しなければなりません)。
詳しくは「企業における従業員のメンタルヘルスの状況と企業業績」(2014年4月、経済産業研究所)をご覧ください。(2014年6月21日)

(職員慰労会)
今日の放課後は、復興庁の国会班の慰労会(兼・岡本統括官を突き上げる会)に呼ばれました。6月22日で国会が閉会したので、打ち上げです。異動が決まった職員もいて、送別会もかねています。
国会班は、本庁と国会内の分室に別れて仕事をしています。国会議員に呼ばれて質問を取りに行ったり、資料を提出したり。出てきた質問を、各省と調整したり、復興庁内の各班に割り振ったりと、特殊技能が要求されます(私は、2年半、通常国会を3回経験した数少ない総務(国会担当)課長です)。
150日間の会期中、毎晩のように徹夜をして、国会答弁の準備をしてくれた職員たちです。本当に、頭が下がります。職員から、私が知らなかった「混乱」や「困ったこと」「苦労」を教えてもらいました。そして、「統括官のホームページに、今日の飲み会は書いてもらえますよね」「私たちのことを、誉めてください」と、率直な要求がありました(笑い)。
ご苦労をかけました、紺野君、岡田君、佐貝君。苦労をかけています、小座間君、坂本君、橋本君。これで全員ではないのですが、要求のあった職員だけ名前を出します。名前を出さなかった職員も、ありがとう。
ところで、今国会では、ついに「岡本統括官作成答弁」がありませんでした。これまで復興庁では、誰も担当参事官がいないような問が出たり、たくさんの参事官にまたがって主たる作成者がいない問が、しばしば出ました。私は答弁案を書くのが好きなのと、早くできないと最終確認する私が寝る時間が遅くなるので、ついつい答弁案を書いてしまいます。私が書かなくてすむようになったのは、組織と仕事が固まってきたことと、自ら書いてくれる参事官が増えたということです。少し残念ですが、これもうれしいことです。(2014年6月26日)

(サラリーマンの出世術)
朝日新聞6月27日オピニオン欄「あなたは生き残れるか」から。小宮一慶さん(経済コンサルタント)の発言。
・・私が就職した銀行も、競争が厳しい世界でした。スタートは一斉でも、少しずつ出世の階段を上る速度に差が生じてきます。その差に嫉妬し、何が何でも出世しようとする人も出てくる。
しかし、嫉妬深い人が出世を続けるのには、限界があります。猜疑心が強いため、周りの人の心が離れていくからです。生き残りのカギは、人生の指針になる価値観に支えられた「志」があるかにかかっています。それがあれば、嫉妬され、足を引っ張られても「くだらない」と平常心で乗り越えられます・・
・・志がない人は上司や取引先に見抜かれ、淘汰される可能性が高い。ただ、トップの座を争う局面では、志を持った者同士がぶつかりあう権力闘争に発展することが多い。ある上場企業では、新社長が就任直後に組織変更を断行。ライバルがいた所属部門を他部門に吸収させ、事実上の失脚に追い込みました。
権力を持てないと、志を実現する機会も失われます。水戸黄門も「天下の副将軍」でなければ悪代官に捕縛され、物語はそこで終わりでしょ。出世の階段で最後に待っているのは、権力の不条理劇であることをサラリーマンは忘れてはいけません・・
後の二人も、共通することをおっしゃっています。原文をお読みください。出世欲(権力欲)だけでは出世できず、正論だけでは出世できません。正義感に燃えている若者諸君、残念ですが、世の中はそうなっているのです。しかし、神様は見てくださっていると思います。(2014年7月3日)

(なぜかしら忙しい毎日、仕事が整理できる休日)
今週も、怒濤の1週間が終わりました。いつの間にか、7月も終わっています。毎日、忙しく仕事をさせてもらっているので、それなりには充実しているのですが。「はて、今週は何をしたっけ」、「今月は、何を終わらせたかな」と悩んでしまいます。手帳を見なおして、「こんなことをしていたんだ」と納得。
大きな1つの仕事なら、どこまで進んだかが、わかりやすいのですが。私の立場は、たくさんの部下から、いろいろと相談が来るので、たくさんのことが同時進行で、しかも中途半端になります。そして、てんでばらばらな仕事と資料がたまります。テーマ別に半封筒に書類を入れて整理しているのですが、別に「近日中に片付けるもの」という雑多な案件を入れる半封筒があります。これが、くせ者です。
ここのところ昼間は、会議出席や相談を受けることが多くて忙しく(放課後も、もちろん。笑い)、資料が山のようにたまっていました。今日土曜日は、じっくりと片付けることができました。この1週間で片付けた書類を捨てて、「近日中に片付けるもの」の封筒は軽くなりました。また、私の部屋も、かなり軽くなったはずです。例によって、数センチ浮き上がったでしょう。
久しぶりに、お香を焚いて、ゆったりと仕事ができました。いろいろ次の段取りを考えてとか。もちろん、全ては片付かず、まだまだ仕事は残っています。いつも、同じことを書いています(反省)。
職場には、何人かの職員が出勤して、仕事をしていました。申し訳ないです。(2014年8月2日)

(インターネットによる攻撃)
政府機関を狙ったインターネットによる攻撃が、さらに激しくなっているようです。さまざまな対応がされています。復興庁でも、一定のルールで、外から来たメールを「隔離」する仕組みを入れています。今日の会話です。私の携帯電話が鳴りました。
職員H「見てもらいたい資料があるので、私の自宅からメールで、岡本統括官の自宅と職場のパソコンに送りました。職場にも着いていますよね」
この職員は、私の行動をよく知っています(笑い)。
全勝「今見ているけど、職場のパソコンに着いていないよ。アドレスを確認してみて」
職員H「まちがいないです。なぜでしょうね。じゃあ、家に帰って、自宅のパソコンで見てください。対応は、月曜日で良いので」
全勝「了解・・・ちょっと待って。あなたからのメールは、迷惑メールと認識されて、隔離されているのかも」
確認したところ、やはりそうでした。受け取り拒否を解除して、読むことができました。
少々面倒ですが、安全を守るためには、仕方ないことです。でも、個人の自宅のパソコンは、ここまで厳重に警戒していませんよね。ウイルス対策ソフトは、入れてありますが。先日届いた見知らぬ方からのメールに、添付ファイルが付いていました。怖いので、ファイルを開かずに対応しました。(2014年8月16日)

(職員からの攻撃に反撃する)
今日は仕事場へ。先週、職員に「日曜に出勤するから、用事があったら、メールを入れるか、机の上に置いておいて」と言っておいたら、まあ、たまっていること。ちょうど出勤していた若手職員がいたので、この2人を捕まえて、手伝ってもらいました。T君、O君、ありがとう。
明日必要な案件については、遂に、担当職員の携帯電話に指示を出し、やりとりをして片付けました。電話の向こうでは、いろんな「背景音」が聞こえました。ごめん、楽しんでいるところにまで、メールや電話をして。
それ以外の職員も、明日出勤してパソコンを開けたら、あるいは椅子の上を見たら、私からの指示がたくさん返ってきているはずです(苦笑)。これまた、ごめん。しばらく、新大臣に相談することや、行事がたくさん続くのです。(2014年9月7日)

(3連続出張)
これで、3日連続で東北新幹線に乗り、3日連続で昼は駅弁です。このようなときの必需品は、ウエットティッシュ(汗をかく)、ハンドタオル、歯ブラシ(昼食後の歯磨き)です。
大臣出張の新幹線の中(隣の席)で、全く分野の違う方に話しかけられ、名刺を交換しました。新幹線グリーン車の中で、みなさんくつろいでおられるのに、隣の男は書類にペンを走らせ、前の方の座席に行ってはなにやら話している。その人の周りには、黒服の男たちが取り囲んでいる・・。変な奴だと思われたのでしょうね(笑い)。「失礼ですが、おたくさんは、どのようなご職業ですか」と、話しかけてこられます。「復興やってます。前の方にお座りは、大臣です」と答えると、「頑張ってください」と言ってくださいました(例えば彫鍛金工芸家フルーティスト)。
月曜日もまた、大臣のお供をして宮城県視察の予定です。(2014年9月6日、7日)

(お詫びだけでない、失敗したときの対処)
部下や組織が失敗した場合の、お詫びの仕方は「仕事の仕方3」に書いたとおりです。しかし、責任者は、お詫びの前後に、次のようなことを行う必要があります。
1 事実の確定
これは、ひとまず、詳細まで確定する必要はありません。おおむねの事実が判明したら、公表やお詫びなどの行為を行う必要があるためです。遅れると、批判を招きます。
2 関係者へのお詫びと、公表
傷つけた相手方や損害を与えた相手方へのお詫び、必要な場合は損害賠償を行います。 また、社会的問題なら、記者会見などで事実を公表し、お詫びする必要があります。
3 関係者の処分
事実関係を明らかにして、失敗をした行為者やその責任者を、処分する必要があります。
4 再発防止策
事実関係が明らかになったら、今後同じことが起こらないように、再発防止策をとる必要があります。これも、関係者や社会は、関心を持って見守っています。
お詫びだけでは、処理は終わりません。それより重要なのは、けじめをつけ、再発を防止することです。
ところで、私の属する官庁では、部内各組織の権限と責任が文書によって明確に定められています。よって、上記3の「関係者の処分」の範囲(責任の所在)は、比較的簡単です。「量刑」は難しいです。
これに対して、記事についての責任は、どのようになっているのでしょうか。門外漢ですみません。今回の朝日新聞の例では、編集担当取締役の職を解き、社長は改革の道筋を付けた上で進退を決めるとのことです。記事を書いた記者や、それを載せると判断した上司の責任はどうなるのでしょうか。記事の責任がどのようになっているのか、今回の事件の処分で見えてくると思います。それはまた、今後の再発防止策にもつながります。
もちろん、他者の評論をするだけでなく、私たち官庁や官僚も、自らの行為の評価と反省を、常に注意しておく必要があります。その際に難しいのは、やったことの失敗とともに、やらなかったことの失敗(不作為の責任)です。行政には、その責任があります。(2014年9月18日)


仕事の仕方25へ続く
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