「明るい公務員講座」2


明るい公務員講座
から続く

(連載開始、明るい公務員講座、2)
何人かの人から早速、「読んだよ」というメールをいただきました。ありがとうございます。「明るく元気にやります」という励ましから、「いつも同じことを言っていますね」という反応まで。はい、そうですね。職場の悩みは、時代を超えて同じなのです。人類に進歩はありますが、人間関係はいつの時代でも同じです。親子、夫婦、姑と嫁・婿、上司と部下・・・。
今後の連載予定を載せるために「明るい公務員講座」のページ(このページ)を作りました。(2015年11月10日)

(明るい公務員講座、2)
『地方行政』連載、「明るい公務員講座」第2回11月16日「仕事で悩んだとき」が発行されました。今回の内容は、次の通り。
一人で悩むな、抱えるな。相談に乗ってもらったら、安心した。メンターを持とう。山よりでっかい獅子は出ん。(2015年11月18日)

(明るい公務員講座、3)
『地方行政』連載、「明るい公務員講座」第3回11月30日「実は人間関係に悩んでいる」が発行されました。今回の内容は、次の通り。
中身の悩みと進め方の悩み。上司も早い段階で相談に来て欲しい。ホウ・レン・ソウ。実は人間関係に悩んでいる。苦手な上司。嫌な上司は反面教師。
何人かの読者から、お便りがありました。
・・・自分で考えずに前例を調べるのは気が引けましたが、これまでの事例を参考にして改革すると考えれば良いのですね・・・
・・・「仕事に悩んでいると思っていますが、実は人間関係に悩んでいるのです」と言い切るのは、今更ながら、「なるほど」と思いました・・・(2015年12月3日)

(明るい公務員講座、締めきりが追いかけてくる)
連載を始める前に、全体の骨子を決めて、結構な分量を書きためておきました。しかし、蓄えが減るのは早いです。次の締めきりが追いかけてきます。10月と11月は、別の原稿や講演があったので、「明るい公務員講座」の執筆を怠っていたのです。もちろん、私には本業があり、これは昼夜と忙しいのです。
私の原稿は、完成させる前に、関係者に読んでもらって、意見を聞くことにしています。ありがたいことに、事実の間違いの指摘のほかに、文章を読みやすいように加筆してくれる「右筆」もいます。彼の指摘は、時には私の原文をズタズタにしてくれます。「え〜、ひどい」と思うのですが、彼の加筆した文章の方が、正確で読みやすいのです。悔しいですが。
編集長からの「注意喚起」に急かされて、続きの原稿を完成させました。第1章第4節の原稿(連載では第6回と第7回分)を提出し、ゲラの校正も終わったので、年内の掲載分はこれでしのげます。もっとも、1月掲載分も、12月中には原稿を出す必要があるので、手を休めることができません。しかし、12月は、年賀状書きという修行が待っています。(2015年12月4日、5日)

(明るい公務員講座、4)
第4回(12月7日号)が発行されました。今回は「説明の仕方」です。内容は、次の通り。
傾向と対策、唾を飛ばすよりメモ、メモの良さ、ファックスと電子メール、ひどい伝言ゲーム。(2015年12月9日)

(明るい公務員講座、第5節の原稿)
連載「明るい公務員講座」の原稿は、すぐに貯金がなくなります。編集長の「優しい」催促に促され、第1章第5節の加筆を続けています。昨日今日の休みで、だいたい書き上げました。
今回は、「時間の使い方」です。ある課題を期日までに仕上げること、毎日忙しい中でどのように効率よく仕事を片付けるか。これは、みんなが悩むことであり、それぞれに工夫をしておられるでしょう。職位が上がるほど、たくさんの仕事が持ち込まれ、忙しくなります。すると、仕事の悩みは、ある課題についてどのように進めるかという悩みとともに、限られた時間をいくつもの課題にどのように割り振るかが、もっと大きな悩みになります。ある課題の進行管理と、自分の時間をどう割り振るかの時間の管理の、2つがあるのです。
仕事の邪魔をするのは、次々入ってくる雑件であり、会議です。他方で、山積みされた資料に埋もれたり、あふれる電子ファイルの海でおぼれてしまいます。どのように、効率よく仕事をするのか。私の経験から得た技を、お教えします。活字になるのは1月です。発刊されたら、感想をお寄せください。また、ご自身の工夫も教えてください。ほぼ完成した原稿を、「右筆」に手を入れてもらい、完成させます。(2015年12月13日)

(明るい公務員講座、5)
連載第5回が、発行されました。今回は「資料で説明を」です。考えがまとまったら、そのまま上司に説明していませんか。傾向と対策を考えずに説明に行くのは、無防備です。内容は、次の通り。
岡本のイエローカード。報告の上げ方、3つの準備。必要最小限の資料。準備は万端、自信を持って。(2015年12月16日)

(明るい公務員講座、6)
連載「明るい公務員講座」第6回が発行されました。今回は「説明資料の作り方」です。職員は、できあがった成果物=例えば公表資料を持って、説明に来てくれます。しかしそれは、私にとって「別添資料」であって、彼が説明したいこと、私が聞きたいことを書いていません。私が聞きたいのは、その公表資料のポイントであり、今後の進め方です。その肝心なことを紙に書かずに、唾を飛ばしてしゃべってくれるのです。 説明資料の作り方の実例、悪い例とよい例も載せてあります。参考にしてください。内容は次の通り。
あなたは何を説明したいのか、成果物と説明資料は別、1枚にまとめる。(2015年12月25日)

(明るい公務員講座、7)
連載「明るい公務員講座」第7回が発行されました。今回は「読んでもらえる文章とは」です。下手な文章は、読んでいて途中で嫌になります。「あんた、この文章で何を言いたいの?」と。あなたが一生懸命考えた文書でも、上司に読んでもらえなかったら、また住民に通じなかったら、意味がありません。
読みやすい文章のコツを7点、指摘してあります。そんなに難しいことではありません。今回も、よい例と悪い例を書いてあります。参考にしてください。内容は次の通り。読みやすい文章、役人言葉を使わない、別添資料の作り方、目次を付ける、決裁文書は保存を考える。
さて、年内の発行はこれで終わり、次回掲載は新年1月25日号になります。編集の都合だそうです。原稿はあと3回分を出してあるので、2月上旬まで一安心。冬休み中に、次の原稿を考えます。(2015年12月28日)

(連載、明るい公務員講座)
連載「明るい公務員講座」は、紙面の都合で、1月25日号から再開する予定です。既に、第1章第5節「今朝は何から始めるか―時間の使い方」、紙面では第8回〜第10回掲載分を渡してあります。原稿が遅れているわけではありません。キッパリ。
しかし、貯金も少なくなり、続きを脱稿しました。第1章第6節は、「書類の山に埋もれるな―資料整理」です。皆さんも、苦労しておられると思います。私は、紙資料の整理は、経験から一つの結論に達したのですが、電子媒体がいけません。どんどん便利になり、どのように整理するか、試行錯誤中です。これは、皆さんも同じでしょう。そこで、若手職員の意見や、公文書管理のプロに意見をもらって、原稿を書きました。それやこれやで、一月かかりました。2月中は持ちます。
これで、初級編第1章「楽々職員術」が終わり、次から、第2章「自分を磨こう」に入ります。書きたいこと、思いついたことはたくさんあります。このホームページでも、「仕事の仕方」「明るい課長講座」「知的生産の技術」に書き連ねてあります。しかし、それを整理して、一つの文章にするのは、結構大変なのです。まあ、ぼちぼちやりますわ。ほかに、講演やら別の原稿やらも、引き受けているのです。(2016年1月17日)

(明るい公務員講座、第8回)
連載「明るい公務員講座」第8回「何から始めるか〜時間と仕事の管理術」が、発行されました。内容は、次の通りです。
光陰矢のごとし、今朝は何から始めるか、明日の予定と来週の予定、仕事の予定は前日までに。
しかし、裏のキーワードは、「酔生夢死」と「秘書が作ってくれた予定表通りには、いかない」です。(2016年1月27日)

(明るい公務員講座、第8回。2)
第8回から、全体構想では、第1章第5節に入っています。すなわち、第1節と第2節(連載では@AB)が、明るく仕事をする術です。第3節と第4節(連載ではCDEF)が、説明の仕方です。第5節からが、時間を無駄にしない術です。好きなことを書いているようで、構成はしっかりしているのですよ。(2016年1月28日)

(明るい公務員講座、9)
連載「明るい公務員講座」第9回が発行されました。今回は時間と仕事の管理術その2、「自分なりの工程表を作ろう」です。内容は次の通り。
ドタバタするより工程表、見える化の効用、日程の決まらない課題一覧、時間の管理と仕事の管理は別、ネズミを捕るかゾウを捕るか、時間の配分。
ゲームセンターの動物射撃ゲーム。草陰から動物が現れて、それを銃で撃つゲームです。シマウマに狙いを定めたら、ゾウが現れ、そちらに気を取られているうちに、両方とも逃げられる。経験ありますよね。大きなものから並んで、順番に出てきてくれればよいのに。仕事も、同じです。一つの仕事に専念できれば、ちゃんと片付けることができるのですが。私たちの仕事は、そうはいきません。今回も、笑いながら読めて、ためになる話が満載です。(2016年2月3日)

(明るい公務員講座、10)
連載「明るい公務員講座」第10回が発行されました。今回は、「会議の開き方」です。今回の内容は、次の通り。
仕事の敵・会議、その会議では何をするか、効率的な会議、忙しさと成果は比例しない、1か月3か月ごとに振り返ってみる。
まあ、無駄な会議が多いですよね。私は大嫌いです。(2016年2月10日)

(第1回目の会議は、顔合わせ)
「明るい公務員講座」第10回を読んだ方からの、反応です。被災地の公務員です。発災後、問題がいろいろとわかって、検討のための庁内横断的な会議が開かれることになりました。
・・・1回目の会議は、自己紹介をした後、「それでは具体的には次回に」「次回日程はおって・・・」ということで、ものの15分程度で終わりそうになり、驚きました・・・
その後、迅速に検討を進めるべきだという意見が出て、その日しばらくしてから会議が再開されたそうです。このような改革をする職員がいるのですね。よかったです。一部、原文を加筆してあります。(2016年2月12日)

(明るい公務員講座、第11回)
連載「明るい公務員講座」第11回が、発行されました。今回は、「書類の山に埋もれるな〜書類整理」です。
仕事場で時間を無駄にする2つめは、資料探しです。皆さんも、資料の分類と保管、そしてお目当ての資料を探し出すことに、苦労しておられるでしょう。机の上や下が、書類の山になっていませんか。近年はパソコンが普及して、紙文書だけでなく、電子文書の保管が課題になっています。こちらは、外から見えないだけに、さらにやっかいです。職場では、文書管理規則や文書分類表があります。しかし、それだけでは、あなたの周りで毎日増殖する書類を管理できないのです。今回の内容は、次の通り。
データの海におぼれるな、仕事のできる人は資料整理の上手な人、資料は頭の延長、文書管理規則までの資料整理、減らすことと分類すること、資料整理は減らすことから。(2016年2月17日)

(明るい公務員講座、第12回)
連載「明るい公務員講座」第12回が、発行されました。今回は、「資料の分類と保管」の第2回目「紙資料」についてです。内容は、次の通り。
メモは資料作りの第1段階、半封筒による整理、完璧は目指さない。
全体構成から見ると、今回は、第1章第6節「書類の山に埋もれるな―資料整理」の、第2回目に当たります。
第6節はもう1回あり、その後から第2章「自分を磨こう」に入ります。既に、第1節「視野を広げよ―知識と判断力を養う」の原稿は編集長に渡してあり、校正を始めています。そしてもう、第2節「やってみよ―職場の技術を磨く」の執筆に入っているので、頭の中がこんがらがっています。(2016年3月2日)

(明るい公務員講座、第13回)
連載「明るい公務員講座」第13回が、発行されました。今回は、「資料の分類と保管」の3回目「電子データ」です。今回の記述には、困りました。私は、紙文書で育ったので、電子書類の整理については、達人ではありません。もっとも、私だけでなく、多くの社会人が同じ状況だと思います。だって、電子機器類やソフトウエアが日進月歩で、定番が定まらないのです。本屋に並んでいる資料整理術や、文書の手引きの本も、紙媒体ばかりです。「これだ」という電子データの整理術の本があれば、教えてください。今回の内容は、次の通り。
電子データの整理が難しい、フォルダーによる分類保管、共有文書の管理、個人の勉強資料、自宅での資料整理、自分に合った整理術を作ろう。
この見出しだけでも、これまでのハウツー本にはない内容だと、わかっていただけるでしょう。今回の第13回で、第1章が終わり、次号からは第2章「自分を磨こう」に入ります。(2016年3月9日)


「明るい公務員講座」3へ続く
目次1へ戻る。表紙へ戻る。